Jeszcze do końca października możesz wejść do urzędu gminy z papierowym formularzem, usiąść przy okienku i zarejestrować firmę tak jak robiło się to od lat. Od 1 listopada 2026 roku ta możliwość znika. Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się wyłącznie przez internet – bez wyjątków, bez alternatywy, bez opcji „wolę osobiście”.

Zmiana nie jest rewolucją znikąd. Już od wielu lat zdecydowana większość wniosków o założenie JDG trafiała do CEIDG elektronicznie – według danych Ministerstwa Cyfryzacji, w maju 2026 roku odsetek wniosków online przekraczał 70%. Nowelizacja ustawy o CEIDG, opublikowana w Dzienniku Ustaw 13 kwietnia 2026 roku, tylko domknęła tę zmianę: co było powszechną praktyką, stało się teraz jedyną dopuszczalną formą.

Jeśli rozważasz założenie firmy lub masz znajomych, którzy właśnie się do tego przymierzają – ten artykuł wyjaśnia, co dokładnie się zmienia, co pozostaje bez zmian i na co szczególnie uważać.

Co dokładnie zmienia się od 1 listopada 2026 roku?

Urzędy miast i gmin przestają przyjmować papierowe formularze CEIDG-1 od osób, które zakładają nową firmę. Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej złożony po 31 października 2026 roku musi trafić do systemu wyłącznie drogą elektroniczną.

To dotyczy tylko nowych wniosków o rozpoczęcie działalności. Osoby, które firmę już prowadzą, mogą jeszcze przez jakiś czas składać część wniosków do CEIDG w dotychczasowej formie – np. wniosek o zmianę wpisu, zawieszenie czy zamknięcie działalności. To zmieni się dopiero w drugim etapie elektronizacji, zaplanowanym na 1 listopada 2028 roku, kiedy wszystkie wnioski do CEIDG będą wyłącznie elektroniczne.

Na dziś – 1 listopada 2026 roku – reguła jest prosta: zaczynasz firmę? Tylko online.

Cztery sposoby na rejestrację firmy online

Elektronizacja nie oznacza, że zostaje jedna droga. Ustawa przewiduje kilka kanałów, przez które można złożyć wniosek o wpis do CEIDG:

1. Biznes.gov.pl

To podstawowy i najbardziej rozbudowany portal do obsługi formalności przedsiębiorców. Pozwala nie tylko zarejestrować firmę, ale też jednocześnie zgłosić ją do ZUS, urzędu skarbowego i GUS w ramach tzw. jednego okienka. Wymaga posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

2. Aplikacja mObywatel

Od 23 kwietnia 2026 roku mObywatel umożliwia rejestrację JDG bezpośrednio ze smartfona. To uproszczona ścieżka z węższym zakresem opcji niż pełny formularz na Biznes.gov.pl, ale dla standardowego założenia jednoosobowej firmy w zupełności wystarczy. Loguje się do niej przez tożsamość cyfrową powiązaną z dowodem osobistym.

3. Bankowość elektroniczna

Wiele banków w Polsce oferuje możliwość zarejestrowania JDG przez swój system bankowości internetowej. Wniosek jest przekazywany do CEIDG za pośrednictwem banku. Wygodna opcja dla osób, które i tak większość spraw urzędowych załatwiają już przez konto bankowe.

4. Za pośrednictwem biura rachunkowego lub pełnomocnika

Wniosek może złożyć w Twoim imieniu pełnomocnik – np. biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę. W takim przypadku pełnomocnik posługuje się własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, a Ty udzielasz mu stosownego umocowania.

Co jest potrzebne, żeby zarejestrować firmę online?

Bariera techniczna jest minimalna, ale trzeba ją znać z góry – szczególnie osoby mniej oswojone z cyfrowymi urzędami mogą się tu potknąć.

Profil zaufany lub podpis kwalifikowany – to absolutna podstawa. Bez jednego z nich nie podpiszesz wniosku elektronicznie, a tym samym nie złożysz go skutecznie. Profil zaufany zakłada się bezpłatnie przez:

• bankowość internetową (większość banków oferuje tę opcję),
• platformę ePUAP (login.gov.pl),
• mObywatela.

Jeśli ktoś z Twoich bliskich lub pracowników planuje otworzyć firmę po 1 listopada i nie ma profilu zaufanego – najlepiej zadbać o to przed datą graniczną. Sam proces założenia profilu jest prosty i trwa kilka minut, ale wymaga potwierdzenia tożsamości.

Dane potrzebne do wniosku:

• imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania,
• nazwa firmy (firma jednoosobowa zawiera imię i nazwisko właściciela, można dodać fantazyjny człon),
• adres do doręczeń – może to być adres biura rachunkowego,
• kody PKD – rodzaje działalności, którą będziesz prowadzić,
• wybrana forma opodatkowania: skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• data rozpoczęcia działalności.

Co zmiana oznacza dla kogoś, kto zakłada firmę w Siedlcach?

W praktyce – dwie rzeczy.

Po pierwsze, wizyta w urzędzie gminy w celu rejestracji firmy nie jest już możliwa. Urząd Miasta Siedlce nie przyjmie po 31 października papierowego formularza CEIDG-1 od nowego przedsiębiorcy. Jeśli ktoś po tej dacie zjawi się z wnioskiem na papierze, zostanie odesłany do kanałów elektronicznych.

Po drugie, pierwsza decyzja podatkowa – czyli wybór formy opodatkowania – nadal będzie miała ogromne znaczenie i nadal będzie podejmowana w momencie rejestracji. Formularz online pyta o nią tak samo jak papierowy. Różnica polega na tym, że w wersji papierowej pracownik urzędu mógł naprowadzić na właściwe pola. W wersji online – decydujesz samodzielnie, pod presją technicznego interfejsu.

To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się błędy. Wybór ryczałtu zamiast skali podatkowej (albo odwrotnie) może oznaczać zupełnie inny poziom opodatkowania przez cały rok. I choć zmianę formy opodatkowania można zgłosić do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy przychód – wiele osób o tym nie wie i tkwi przez rok w nieoptymalne wybranej formie.

Trzy najważniejsze błędy przy rejestracji online – i jak ich uniknąć

Błąd 1: Złe kody PKD

System pozwala wpisać wiele kodów PKD, ale wymaga wskazania jednego jako przeważającego. Wiele osób wpisuje zbyt mało kodów (na wszelki wypadek warto dodać te, które mogą się przydać w przyszłości) albo wybiera kod nieodpowiadający rzeczywistej działalności, co może skutkować problemami przy ubezpieczeniu lub interpretacjach podatkowych.

Błąd 2: Zły adres do doręczeń

Adres wpisany do CEIDG to adres, na który urząd skarbowy i ZUS będą wysyłać korespondencję. Jeśli wpiszesz adres, pod którym faktycznie nie przebywasz, możesz przegapić ważne pisma. Adresem do doręczeń może być adres biura rachunkowego – to wygodna i często stosowana praktyka.

Błąd 3: Pośpiech przy wyborze formy opodatkowania

To jest decyzja na cały rok i zmienisz ją dopiero od następnego roku podatkowego (albo w ciągu miesiąca od pierwszego przychodu). Ryczałt brzmi prosto, ale nie zawsze jest tani. Skala podatkowa bywa korzystna przy wysokich kosztach. Podatek liniowy sprawdza się przy wyższych dochodach, ale pozbawia prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Przed wyborem warto skonsultować się z księgową – 30 minut rozmowy może zaoszczędzić kilka tysięcy złotych rocznie.

Co się NIE zmienia od 1 listopada?

Zmiana dotyczy wyłącznie kanału składania wniosków, a nie samej treści rejestracji ani późniejszych obowiązków. Wszystko poniżej pozostaje bez zmian:

• rejestracja JDG jest nadal bezpłatna,
• firma nadal uzyskuje NIP i REGON automatycznie przy wpisie do CEIDG (bez osobnych wizyt w urzędzie skarbowym i GUS),
• obowiązki po rejestracji – ZUS, wybór formy opodatkowania, pierwsze deklaracje – pozostają takie same,
• możliwość rejestracji z datą wsteczną lub przyszłą (do 7 dni do przodu) w dalszym ciągu obowiązuje,
• osoby prowadzące firmy, które chcą zmienić dane, zawiesić lub zamknąć działalność, mogą to nadal robić w dotychczasowy sposób do 1 listopada 2028 roku.

Co się zmieni od 2028 roku?

Warto wiedzieć z wyprzedzeniem, że nowelizacja ustawy o CEIDG planuje drugi etap elektronizacji na 1 listopada 2028 roku. Od tego momentu wszystkie wnioski do ewidencji – zmiana danych, zawieszenie, wznowienie, zamknięcie firmy – będą składane wyłącznie elektronicznie. Papierowe wnioski w urzędach gminy przestaną być przyjmowane zupełnie.

Nowością od 2028 roku będzie też elektroniczne jedno okienko dla spółek cywilnych – rejestracja takiej spółki będzie możliwa w jednym miejscu, bez osobnych wizyt w ZUS, GUS i urzędzie skarbowym.

Jeśli prowadzisz spółkę cywilną lub ją planujesz – to temat, który warto śledzić z wyprzedzeniem.

Mam profil zaufany i zarejestruję firmę online – co dalej?

Rejestracja w CEIDG to dopiero początek. Zaraz po wpisie czeka Cię kilka kroków, o których wiele osób zapomina albo dowiaduje się za późno:

Rejestracja do VAT – jeśli chcesz być czynnym podatnikiem VAT (albo musisz), formularz VAT-R składasz osobno do urzędu skarbowego. Wpis do CEIDG tego nie załatwia.

Zgłoszenie do ZUS – jeśli jesteś nowym przedsiębiorcą i nie masz innego tytułu do ubezpieczeń, masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na złożenie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA. System jednego okienka w Biznes.gov.pl może to zautomatyzować – ale warto sprawdzić, czy przesyłka faktycznie dotarła.

Wybór i konfiguracja oprogramowania do fakturowania – szczególnie w kontekście KSeF, który od kwietnia 2026 roku jest obowiązkowy dla czynnych podatników VAT.

Konsultacja z biurem rachunkowym – im wcześniej, tym lepiej. Decyzje podejmowane w pierwszych tygodniach działalności (forma opodatkowania, ewidencja, ZUS) rzutują na całe roku. Warto podejmować je świadomie, a nie naprawiać błędy po fakcie.

Podsumowanie

Zmiana jest realna, ale prosta. Od 1 listopada 2026 roku rejestrujesz firmę przez internet – przez Biznes.gov.pl, mObywatela, bankowość elektroniczną lub przez pełnomocnika. Urząd gminy nie będzie już przyjmował papierowych wniosków od nowych przedsiębiorców.

Technicznie – to kilkanaście minut i kilka kliknięć. Merytorycznie – to decyzje, które warto podjąć z głową: wybór formy opodatkowania, właściwe kody PKD, poprawny adres do doręczeń. To jest właśnie moment, kiedy rozmowa z lokalną księgową ma największą wartość – zanim formularz zostanie wysłany, a nie po tym, jak firma działa już pół roku na złych ustawieniach.

🔍 Masz pytania dotyczące swojej sytuacji księgowej? Zadzwoń lub odwiedź nasze biuro w Siedlcach – chętnie pomożemy Ci poukładać finanse i działać bez stresu.

📞 505 328 853 📍 ul. Bp. I. Świrskiego 25, 08-110 Siedlce