Wyjazdy służbowe są częstym aspektem działalności firmowej. Ze względu na to, że tego typu wyjazdy niosą ze sobą wielorakie koszty – takie jak np. koszty podróży i pobytu, koszty diety czy koszty transportu miejskiego – ważne jest, aby w sposób dokładny i rzetelny rozliczyć wyjazd służbowy. W tym artykule omówimy, jak rozliczyć wyjazd służbowy w firmie i jakie są za tym związane obowiązki księgowe.

Określenie celu wyjazdu służbowego

Podstawą dla rozliczenia wyjazdu służbowego jest właściwe jego określenie. Dlatego przed rozpoczęciem wyjazdu warto ustalić, jakie są cele podróży i co będzie przedmiotem wydatków. W tym celu warto sporządzić listę kosztów, które będą związane z wyjazdem służbowym, takich jak m.in. koszty transportu, koszty zakwaterowania czy koszty diety.

Koszty transportu

Przy wydatkach związanych z transportem istotny jest wybór środka transportu. Jeśli wyjazd odbywa się samochodem prywatnym, można rozliczyć koszty związane z użytkowaniem pojazdu. W takim wypadku rozliczenie kosztów będzie oparte na rachunku kosztów uzyskania przychodów, który zawiera wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu prywatnego na potrzeby wyjazdu służbowego. Jeśli wyjazd odbywa się środkiem transportu publicznego, warto zachować bilety lub paragony, ponieważ będą one stanowiły dowód kosztów uzyskania przychodu. Jeśli podróż służbowa odbyła się samolotem, należy zachować potwierdzenie rezerwacji czy wykupionych biletów lotniczych.

Koszty zakwaterowania

Koszty zakwaterowania związane z wyjazdem służbowym można rozliczyć, jeśli noclegi były udokumentowane rachunkiem, faktem lub dowodem wpłaty. Przede wszystkim ważne jest, aby rachunek został wystawiony na imię i nazwisko osoby, która dokonywała płatności.

Koszty diety

Koszty związane z wyżywieniem w trakcie wyjazdu służbowego można rozliczyć jako koszty uzyskania przychodu w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przez przepisy podatkowe. Kwotę tę określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotów kosztów uzyskania przychodów. Warto pamiętać, że limit diety określa czas wyjazdu oraz miejsce przebywania, np. wyjazd krajowy czy międzynarodowy.

Wypełnienie dokumentów księgowych

Rozliczenie wyjazdu służbowego wymaga uzupełnienia odpowiednich dokumentów księgowych. Firmy muszą mieć”stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”, zwykle jest to siedziba firmy wpisana do KRS. W przypadku kierowcy należy wypełnić dziennik kierowcy. Warto pamiętać, że dokumentacja księgowa musi być prowadzona zgodnie z wymaganiami przepisów podatkowych oraz zgodnie z zasadami rachunkowości.

Podsumowanie

Rozliczenie wyjazdu służbowego jest obowiązkiem każdej firmy. Dobre rozliczenie pozwala na dokładne obliczenie kosztów, a tym samym na oszczędzanie pieniędzy. Najważniejszy jest oczywiście cel wyjazdu służbowego, który powinniśmy dokładnie określić. Koszty transportu, zakwaterowania i diety wymagają dokładnego rozliczenia i prowadzenia odpowiedniej dokumentacji księgowej. Trzeba również pamiętać, że rozliczenie wyjazdu służbowego musi odbywać się zgodnie z wymaganiami przepisów podatkowych oraz zasadami rachunkowości.