Elektroniczne faktury, zwane e-fakturami, to narzędzie, którego znaczenie w księgowości jest coraz większe. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z tej formy dokumentowania transakcji handlowych. W tym artykule omówimy, co to są e-faktury, jakie są zalety korzystania z nich, jak skorzystać z programów do ich wystawiania i jakie są wymagania prawne w tym zakresie.
Czym są e-faktury?
E-faktury to elektroniczne dokumenty, które zastępują tradycyjne, papierowe faktury. Zawartość e-faktury jest taka sama jak faktury papierowej, zawiera m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, numery rachunków bankowych oraz opis towarów i usług. Różnica polega na tym, że dokument ten jest generowany w formie elektronicznej i przekazywany między firmami w drodze elektronicznej.
Zalety e-faktur
Korzystanie z e-faktur ma wiele korzyści dla przedsiębiorców. Oto kilka z nich:
Oszczędność czasu i pieniędzy
E-faktury pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Nie trzeba drukować faktur, kopert, znaczków pocztowych, ani ich dosyłać tradycyjnymi metodami. Wystarczy wysłać fakturę elektroniczną za pomocą Internetu. Dodatkowo, e-faktury można łatwo automatycznie generować i wysyłać, co oszczędza cenny czas pracowników księgowości.
Wysoka wygoda
E-faktury to bardzo wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur, nie trzeba ich drukować, wysyłać i składać w segregatorze. E-faktury można wydrukować wyłącznie w przypadku, gdy zachodzi taka potrzeba. Ponadto, e-faktury są bardziej przejrzyste, co usprawnia proces księgowania.
Bezpieczeństwo danych
E-faktury dają także większe bezpieczeństwo danych niż faktury papierowe. Elektroniczna wersja faktury jest zabezpieczona przed wglądem osób nieuprawnionych za pomocą różnych technologii. Dzięki temu, że e-faktury są przechowywane w formie elektronicznej, ryzyko utraty faktury papierowej lub jej zgubienia jest zerowe.
Jak skorzystać z programów do wystawiania e-faktur?
Istnieje wiele programów do wystawiania e-faktur. Wiele z nich jest darmowych, a także zapewnia wiele zalet, jak np. bezpieczeństwo danych czy szybkość procesu wystawiania faktur. Z reguły korzystanie z programów do wystawiania e-faktur jest bardzo proste i intuicyjne. Zwykle wymagana jest jedynie rejestracja w serwisie, skąd można wygenerować własne faktury elektroniczne.
Wymagania prawne
Korzystanie z e-faktur wymaga spełnienia określonych wymagań na gruncie prawa. Faktury elektroniczne muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wydanym przez podmiot upoważniony do ich wystawiania. Dodatkowo, e-faktury muszą spełniać określone wymagania formalne, takie jak m.in. zawarcie informacji o odbiorcy faktur.
Podsumowując, e-faktury to bardzo wygodne i funkcjonalne narzędzie w księgowości. Pozwalają one na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, dają możliwość automatyzacji procesów oraz zapewniają bezpieczeństwo danych. Warto zastosować tę formę dokumentowania transakcji handlowych w swojej firmie.